Chcesz zaprosić rodzinę lub znajomych z zagranicy do Warszawy? Zaproszenie wpisane do ewidencji zaproszeń to oficjalny dokument, który pomoże Twoim gościom uzyskać wizę do Polski. W tym przewodniku znajdziesz wszystko: czym jest zaproszenie, kto może je wystawić, jakie dokumenty przygotować, ile to kosztuje i gdzie złożyć wniosek w Warszawie.
Czym jest zaproszenie dla cudzoziemca?
Zaproszenie wpisane do ewidencji zaproszeń to urzędowy dokument potwierdzający, że:
- Masz odpowiednie warunki lokalowe, aby przyjąć gościa z zagranicy
- Posiadasz wystarczające środki finansowe na pokrycie kosztów jego pobytu
- Nie ma prawnych przeciwwskazań do wystawienia zaproszenia
Zaproszenie jest dowodem dla konsula, że gość nie będzie obciążeniem dla budżetu państwa polskiego. Na jego podstawie cudzoziemiec może ubiegać się o wizę do Polski w polskim konsulacie w swoim kraju.
Czym zaproszenie NIE jest — to ważne, bo wiele osób myli pojęcia:
- ❌ Nie jest wizą ani zezwoleniem na wjazd do Polski
- ❌ Nie jest zezwoleniem na pobyt ani kartą pobytu
- ❌ Nie uprawnia do podjęcia pracy w Polsce
- ❌ Nie gwarantuje uzyskania wizy — konsul podejmuje decyzję samodzielnie
Kto może wystawić zaproszenie?
Zaproszenie może wystawić osoba fizyczna mieszkająca w Polsce, jeśli spełnia jeden z poniższych warunków:
- Jest obywatelem polskim
- Jest obywatelem UE/EOG lub Szwajcarii przebywającym legalnie w Polsce
- Jest cudzoziemcem spoza UE, który przebywa legalnie i nieprzerwanie w Polsce przez co najmniej 5 lat bezpośrednio przed wystawieniem zaproszenia
- Posiada zezwolenie na pobyt stały lub zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE
Zaproszenie może wystawić również osoba prawna (firma, instytucja, stowarzyszenie) — wówczas wniosek składa osoba uprawniona do zaciągania zobowiązań cywilnoprawnych wskazana w KRS.
Wymagane dokumenty
Osoba fizyczna (prywatna)
- Wniosek o wpisanie zaproszenia do ewidencji zaproszeń — wypełniony czytelnie drukowanymi literami w języku polskim (formularz do pobrania na stronie Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego)
- Dokument tożsamości zapraszającego — dowód osobisty, paszport lub karta pobytu (oryginał do wglądu + kopia)
- Środki finansowe — wyciąg z konta bankowego wygenerowany nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem wniosku. Saldo musi pokrywać 515 zł na każdy miesiąc planowanego pobytu — na siebie, każdego członka rodziny na utrzymaniu i każdego zapraszanego cudzoziemca. Alternatywnie: zaświadczenie z pracy o dochodach, dokument potwierdzający emeryturę lub rentę
- Tytuł prawny do lokalu — akt własności, przydział spółdzielczy lub umowa najmu (oryginał + kopia). Jeśli wynajmujesz, potrzebujesz pisemnej zgody właściciela na zakwaterowanie gościa
- Alternatywa dla lokalu: rezerwacja hotelowa potwierdzona pieczątką i podpisem upoważnionego pracownika hotelu, zawierająca informację kto rezerwuje, dla kogo i na jaki okres. Rezerwacje z Booking.com nie są honorowane
Osoba prowadząca działalność gospodarczą
Dodatkowo: wpis do ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG), ostatnie rozliczenie z urzędem skarbowym (PIT lub zaświadczenie o wywiązywaniu się ze zobowiązań podatkowych).
Osoba prawna (firma)
Aktualny wypis z KRS, dokumenty potwierdzające środki finansowe (wyciąg bankowy), tytuł prawny do lokalu lub rezerwacja hotelowa.
Opłaty
| Opłata | Kwota | Konto do wpłaty |
|---|---|---|
| Wpis zaproszenia do ewidencji | 27 zł | Urząd Miasta Stołecznego Warszawy, Centrum Obsługi Podatnika, ul. Obozowa 57, 01-161 Warszawa Nr konta: 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070 |
| Pełnomocnictwo (jeśli składa pełnomocnik) | 17 zł | Na to samo konto |
Uwaga: opłata 27 zł nie podlega zwrotowi, nawet w przypadku odmowy wydania zaproszenia.
Gdzie i jak złożyć wniosek w Warszawie
Mazowiecki Urząd Wojewódzki — Wydział Spraw Cudzoziemców
ul. Marszałkowska 3/5, 00-624 Warszawa
Stanowisko nr 9
Portal: migrant.wsc.mazowieckie.pl
Wniosek możesz złożyć na trzy sposoby:
- Osobiście z rezerwacją wizyty — zarezerwuj termin przez platformę e-usługi (logowanie przez Profil Zaufany). Na jednej wizycie możesz złożyć maksymalnie 2 wnioski. Przy kompletnych dokumentach zaproszenie możesz otrzymać tego samego dnia
- Pocztą na adres ul. Marszałkowska 3/5, Warszawa — czas oczekiwania ok. 30 dni. Dokumenty złożone pocztą nie podlegają weryfikacji przy składaniu — urząd wezwie Cię listownie do uzupełnienia braków
- W Punkcie Obsługi Klienta / Kancelarii Głównej MUW przy Placu Bankowym 3/5, pok. 34, wejście B — dokumenty składane tam nie są weryfikowane na miejscu
Najszybsza opcja: wizyta osobista z rezerwacją — przy kompletnych dokumentach zaproszenie tego samego dnia. Odbioru zaproszenia może dokonać pełnomocnik legitymujący się pełnomocnictwem szczególnym.
Ile trwa i jak długo jest ważne zaproszenie?
- Osobiście z umówionym terminem — możliwe tego samego dnia (przy kompletnych dokumentach)
- Pocztą lub w kancelarii — urząd ma 30 dni na wydanie decyzji
- Ważność zaproszenia — przez okres wskazany w dokumencie (okres planowanego pobytu cudzoziemca)
Zaproszenie można anulować (unieważnić) — wniosek o unieważnienie złóż co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem okresu ważności. Unieważnienia dokonuje Wojewoda w drodze decyzji.
Co dalej — jak gość ubiega się o wizę?
Po otrzymaniu zaproszenia Twój gość składa wniosek wizowy w polskim konsulacie w swoim kraju, dołączając zaproszenie jako jeden z dokumentów. Konsul podejmuje decyzję samodzielnie — zaproszenie jest dokumentem pomocniczym, a nie gwarancją wizy.
Większość konsulatów wymaga też od samego zapraszanego potwierdzenia własnych środków finansowych — samo zaproszenie rzadko jest traktowane jako jedyne zabezpieczenie finansowe pobytu.
FAQ
Czy cudzoziemiec z zaproszeniem może pracować w Polsce?
Nie. Zaproszenie wpisane do ewidencji zaproszeń nie uprawnia do pracy na terenie Polski. Jeśli celem przyjazdu jest praca, konieczne jest odrębne zezwolenie na pracę lub jednolite zezwolenie na pobyt i pracę.
Ile pieniędzy muszę mieć na koncie, żeby wystawić zaproszenie?
515 zł na każdy miesiąc planowanego pobytu — liczone dla siebie, każdego członka rodziny na utrzymaniu i każdego zapraszanego. Przykład: zapraszasz 2 osoby na 3 miesiące, masz 1 osobę na utrzymaniu = (1 + 1 + 2) × 3 × 515 zł = 6 180 zł na koncie. Wyciąg musi być wygenerowany nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem wniosku.
Czy mogę złożyć wniosek, jeśli wynajmuję mieszkanie?
Tak, ale potrzebujesz pisemnej zgody właściciela na zakwaterowanie cudzoziemca. Jeśli właściciel odmówi, możesz zaproponować gościowi pobyt w hotelu — dołącz wówczas potwierdzoną przez hotel (pieczątka + podpis) rezerwację obejmującą cały okres zaproszenia. Rezerwacje z Booking.com ani innych portali internetowych nie są honorowane.
Czy mogę zaprosić więcej niż jedną osobę na jednym wniosku?
Tak — jeden wniosek może obejmować kilku cudzoziemców. Pamiętaj jednak, że wymagane środki finansowe liczy się dla każdej zapraszanej osoby osobno (515 zł/miesiąc/osoba).
Czy cudzoziemiec z kartą pobytu w Polsce może wystawić zaproszenie?
Tak — jeśli posiada zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie rezydenta długoterminowego UE lub przebywa legalnie i nieprzerwanie w Polsce od co najmniej 5 lat. Cudzoziemcy z kartą pobytu czasowego (np. pracownicy) generalnie nie mają prawa wystawić zaproszenia.
Co zrobić, jeśli gość chce przedłużyć pobyt po przyjeździe?
Zaproszenie nie przedłuża automatycznie prawa pobytu. Jeśli gość chce zostać dłużej, musi złożyć wniosek o przedłużenie wizy lub — jeśli spełnia warunki — o zezwolenie na pobyt. Zaproszenie nie jest podstawą do zmiany statusu pobytowego.
Co mogę zrobić, jeśli decyzja jest odmowna?
Odwołanie składasz do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców za pośrednictwem Wojewody Mazowieckiego w terminie 14 dni od doręczenia decyzji. Pamiętaj — opłata 27 zł nie podlega zwrotowi.